RPA - AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

En pleno proceso de transformación digital están apareciendo en el mercado nuevas propuestas de soluciones que podríamos clasificar como de apoyo tecnológico a las empresas para mejorar su productividad. En este contexto, apareció hace algún tiempo lo que se ha venido en llamar “Automatización Robótica de Procesos” o RPA (del ingles, Robotic Process Automation), cuya descripción puede inducir a errores si pensamos que se trata de invertir en hardware robótico.

En realidad se trata de un software (no de un robot físico) que trata de automatizar procesos que cumplen algunas características:

• • Que sean repetitivos y con la mayor frecuencia posible.
  • Que se puedan gestionar por reglas de negocio.
  • Que tengan un gran volumen

Se trata de una evolución de los programas BPM (Business Process Management o Gestion de los Procesos de Negocio) aprovechando nuevos aportes tecnológicos que podemos resumir en:

• • La propia tecnología del RPA, que es comparable con los softwares BPM, pero que ha desarrollado una gran multitud de acciones predefinidas que abarcan un amplio espectro de situaciones.
  • La tecnología cognitiva.
  • La inteligencia artificial.

La consecuencia es que un sistema RPA:

• • Permite a las organizaciones automatizar con un menor coste y tiempo con relación a cómo se hacía antes, lo que permite llegar a mayor número de empresas.
  • No es de naturaleza intrusiva y saca partido a la infraestructura existente sin provocar interrupciones en los sistemas subyacentes, cuya sustitución sería muy compleja y costosa.

Aunque es habitual escuchar, en las empresas que vende estos servicios, que la automatización de estos procesos son posibles a partir de “robots” de software, consideramos que éstos no se diferencian de procesos tradicionales que se han venido empleando durante muchos años, pero tal vez el termino “robot” pueda aportar un valor comercial de interés en la actualidad, mas que una realidad técnica. No obstante, utilizaremos también el término robot, para no confundir al lector y porque nos parece un tema menor y nos simplifica la exposición.

En este sentido, los robots de RPA son capaces de imitar las acciones de los usuarios humanos basándose en reglas de negocio conocidas o incluso en inteligencia artificial. De esta forma pueden:

• • Pueden interactuar con otras aplicaciones de escritorio o de entorno web.
  • Pueden gestionar archivos y carpetas del sistema de almacenamiento con distintas acciones como: crear, borrar, actualizar, mover, etc…
  • Puede ejecutar comandaos del sistema operativo, como la ejecución de scripts, etc..
  • Pueden gestionar los correos electrónicos, tanto extrayendo datos del correo, como generar y enviar correos.
  • Pueden extraer texto de imágenes a través del sistema OCR de gran aplicación en el tratamiento de facturas, tickets, etc…
  • Pueden gestionar documentos. Pueden leer y escribir documentos de excel, doc, cdv, pdf, etc…
  • Etc…

¿Qué procesos son interesantes automatizar?

Básicamente, cualquier proceso de alto volumen, dirigido por reglas de negocio y repetible cumple los requisitos para la automatización.

Aunque hemos hecho una alusión anteriormente, algunas de las características que deben tener los procesos para que sean automatizables son:

• • Que sean manuales y repetitivos
  • Que se basen en reglas de negocio.
  • Que tengan un bajo nivel de casos excepcionales.
  • Que tengan entradas estándar de tipo electrónico.
  • Que tengan gran volumen de transacciones
  • Que sean maduros y estables.
  • Que no vayan a cambiar a corto plazo.
  • Que el ahorro sea importante

Para priorizar los procesos debemos fijarnos en algunas características que nos permitan obtener resultados rápidos (Quick Wins) como son:

• • La madurez.
  • La complejidad
  • El ahorro de personal
  • El beneficio.

El objetivo es priorizar aquellos proyectos con resultados rápidos y después abordar proyectos mas complejos cuyos resultados serán más a largo plazo.

Si hablamos de las distintas áreas de la empresa los procesos que suelen automatizarse son:

• • En la cadena de suministro (Supply Chain):
    • La gestion de inventarios.
    • La gestion de facturas y contratos.
    • La gestion de carga.
    • La planificación de Oferta/Demanda
    • Gestion de devoluciones.

• • En finanzas y contabilidad:
    • Facturación
    • Cuentas a cobrar
    • Gestion de proveedores
    • Reclamaciones
    • Pagos
    • Gestion de pedidos de clientes.

• • En recursos humanos (RRHH):
    • Gestion de datos
    • Incorporaciones y bajas
    • Nóminas
    • Interacción telemática con la administración.

Por tanto, RPA es un sistema de automatización de procesos que permite a las empresas implementar sistemas de software inteligentes o ¨robots¨ de software, que imitan las acciones de los usuarios humanos. Se puede instaurar en una amplia gama de industrias, en las que las personas realizan tareas repetitivas de gran volumen, liberando a estas para que puedan realizar tareas de mayor valor.

Este sistema esta teniendo gran aceptación porque supone a las empresas un gran ahorro en el coste de esfuerzos manuales intensivos y les permite liberar así capital y recursos para actividades de mayor valor.

Podemos decir que los robots han llegado para quedarse. Cuanto antes aproveches su potencial, antes crearás una ventaja competitiva para tu negocio. La automatización robótica de procesos ofrece una rentabilidad directa a la vez que mejora la precisión en las empresas.

Algunas herramientas que se usan para desarrollar con RPA son: Uipath, BluePrism, Automation Anywhere, Linx, Winautomation